Zoom Buat Breakout Room, Gimana Cara Pakainya?

Pandemi Covid – 19 membuat popularitas Zoom meroket. Platform video conference ini menjadi andalan bagi banyak orang untuk melakukan rapat virtual selama kerja dari rumah work form home atau WFH serta kegiatan belajar mengajar secara online.

Dari sekian banyak fitur yang disediakan, Breakout Rooms boleh dibilang menjadi salah satu yang menarik untuk digunakan.

Hal ini dikarenakan fitur Breakout Rooms memungkinkan pengguna untuk membuat ruang meeting Zoom tambahan, dalam satu sesi Zoom meeting yang sama.

Dengan menggunakan fitur Breakout Rooms, host, atau co host Zoom meeting bisa menglompokkan peserta Zoom meeting dalam jumlah yang lebih kecil.

Dengan fitur Breakout Rooms, host atau co host bisa membuat hingga 50 ruang meeting Zoom tambahan, dalam satu sesi Zoom meeting.

Saat peserta sudah berada di Breakout Rooms, seluruh video dan audio peserta tak akan muncul di ruang Zoom meeting utama.

Host dan co host juga bisa berpindah – pindah dari satu Breakout Rooms ke room lainnya dengan mudah.

Fitur Breakout Rooms Zoom ini cocok digunakan untuk berkolaborasi atau diskusi dengan peserta yang lebih sedikit.

Misalnya, seorang guru Biologi mengajar 30 orang siswa melalui Zoom meeting. Kali ini, sang guru ingin memberikan tugas kelompok, di mana ada 5 kelompok dengan masing – masing enak orang siswa di dalamnya.

Untuk mempermudah proses diskusi kelompok, sang guru bisa menggunakan fitur Breakout Rooms untuk membuka lima Breakout Rooms. Masing – masing ruangan digunakan untuk satu kelompok.

Nantinya, sang guru bisa menugaskan tiap – tiap siswa untuk masuk ke Breakout Rooms yang ditentukan.

Saat ada di Breakout Rooms, tiap – tiap kelompok bisa berdiskusi dengan leluasa, karena video dan audio mereka terpisah dari kelompok lain di Breakout Rooms yang berbeda.

Sebagai host meeting, sang guru juga bisa keluar masuk dengan leluasa di lima Breakout Rooms yang ada, jika ingin memantau jalannya diskusi di setiap Breakout Rooms.

Breakout Rooms juga bisa dimanfaatkan untuk melakukan rapat antardivisi perusahaan ketika ada rapat rutin bersama para karyawan perusahaan, atau rapat – rapat lain yang membutuhkan ruang terpisah untuk diskusi dan kolaborasi dengan jumlah peserta lebih kecil di satu sesi.

Fitur Breakout Rooms tersedia untuk seluruh pemilik akun Zoom, termasuk pengguna versi gratis. Namun perlu dicatat, hanya host meeting saja yang bisa membuat Breakout Rooms dalam satu sesi Zoom Meeting.

Lalu, sebelum bisa menggunakan, host juga perlu mengaktifkan fitur Breakout Rooms secara manyal di pengaturan. Bagaimana caranya? Yuk simak di bawah.

  • Untuk mengaktifkan fitur Breakout Rooms, pertama klik “My Account” di pojok kanan atas, kemudian klik “Settings”.
  • Scroll ke bawah hingga menemukan menu “In Meeting (Advanced)”
  • Nantinya akan muncul toggle “Breakout Rooms”, kalian cukup menggeser ke kanan untuk mengaktifkan fitur tersebut. kalian juga harus mengaktifkan opsi “Allow host to assign participants to breakout rooms when scheduling”. Tujuannya yaitu untuk memilih dan menyetujui permintaan partisipan sebelum masuk ke dalam ruang obrolan.
  • Setelah pengaturan selesai, klik “Save” di bagian bawah untuk menyelesaikannya.

Setelah host mengaktifkan fitur Breakout Rooms di menu pengaturan, kalian bisa langsung membuka tampilan utama.

  • Fitur “Breakout Rooms” akan muncul di samping kanan ikon “Record”.
  • Klik ikon “Breakout Rooms” untuk mengatur beberapa opsi yang tersedia.
  • Setelah di-klik, akan muncul sebuah pop-up dengan tiga opsi sebagai berikut: Assign Automatically: Zoom akan menempatkan peserta secara acak di sejumlah ruang yang tersedia. Assign Manually: Host dapat menentukan siapa peserta dan ruang pertemuan mana yang sesuai. Let Participants Choose Rooms: Membebaskan peserta untuk memilih ruang pertemuan mana yang akan ia kunjungi.
  • Pilih salah satu dari ketiga opsi di atas, lalu klik tombol “Create” untuk menyetujui.
  • Sebagai contoh, jika Anda memilih opsi “Assign Manually”, tampilannya seperti di bawah ini.
  • Ketika mengeklik “Assign”, kalian bisa membuat beberapa ruangan dan menentukan siapa saja partisipan yang akan bergabung di dalamnya.
  • Kalian juga bisa menentukan durasi setiap ruang obrolan serta mengaktifkan hitung mundur sebagai penanda sebelum ruang obrolan ditutup.
  • Saat sesi ruang obrolan berlangsung, kalian bisa mengirim pesan atau membagikan informasi kepada semua partisipan dalam waktu yang bersamaan.
  • Caranya, kalian cukup memilih opsi “Broadcast Message to All”, lalu tuliskan pesan apa yang akan dibagikan, kemudian klik tombol “Broadcast”.
  • Setelah pengaturan selesai, Anda bisa langsung meng-klik “Open All Rooms” untuk dapat bergabung kembali seperti di awal.
  • Jika ingin menyelesaikan sesi rapat di setiap ruang, Anda cukup memilih opsi “Close Rooms” untuk menutup ruang obrolan.

Nantinya, semua partisipan dari setiap ruang obrolan bisa memilih, apakah mereka ingin kembali bergabung sesi rapat atau keluar dari panggilan Zoom tersebut. Semoga bermanfaat.